효율적인 회의 진행을 위한 방법

조직 생활을 하다 보면 회의를 진행하거나 회의에 참석할 일이 아주 많습니다. 어떤 날은 회의만 하다가 하루가 지나가기도 하고요. 그러나 막상 회의가 끝나면 만족한 결과가 나오지 않거나 비효율적인 회의 진행으로 시간만 낭비했다고 생각하는 경우가 허다합니다. 오늘은 효율적인 회의 진행을 위한 방법들을 살펴보겠습니다. 

 

효율적인 회의 진행 스킬

 

 

한 회사의 조직문화가 궁금하다면 그곳의 회의장면을 살펴보라는 이야기가 있습니다. 이렇듯 회의를 통해 얼마나 조직이 활발한 의견 교류를 통해 의사결정의 퀄리티를 높일 수 있는지 확인할 수 있습니다. 비효율, 불통, 무성과라는 회의의 3대 난관을 해결하는데 도움을 주는 솔루션을 살펴봅시다. 

 

 

1. 선진기업의 회의 문화

 

소위 고성과 조직의 가장 큰 특징은 회의에서 심리적 안전감(Psychological Safety)이 보인다는 것입니다. 실수나 실패를 하더라도 비난받지 않을 것이라는 믿음이 있다면 불안해하지 않고 일에만 집중하여 성과와 결과를 낼 수 있는 환경으로 이어집니다. 

 

[선진기업의 회의방식]

아마존	픽사
1. 피자 두 판의 법칙(6~10명의 인원 구성) 2. 파워포인트 사용 금지 3. 침묵으로 시작(6 pagers 읽기) 4. 회의실에 고객 자리 배치	1. 책임은 리더가, 하지만 리더를 외롭지 않게 2. 문제해결 중심의 생산적 회의하기 3. 수평적 소통&최종 결정은 감독이 4. 매우 솔직하게, 목적에 따른 회의 진행하기

 

2. 회의의 4가지 원칙

 

가. 목적 : 회의를 하는 이유가 무엇인지를 반드시 분명히 합니다.

나. 결과물 : 회의를 통해 얻을 수 있는지를 확인, 주어진 시간에 현실적으로 도출 가능한지를 판단합니다.

다. 시간 : 결과물 도출을 위한 적절한 시간이 확보되었는지를 확인합니다. 

라. 참여자 : 회의에 꼭 필요한 인원이 참석했는지 검토합니다. 

 

 

3. 회의 운영을 위한 스킬

가. 질문하기

질문의 종류

· 개방형 질문 : 상황 설명을 요청하거나 대안 도출 및 사고를 촉진할 때 활용하는 질문입니다. 

· 폐쇄형 질문 : 논점을 좁히거나 스피드한 의사결정을 하고자 할 때 활용하는 질문입니다. 

상황 별 질문 활용하기

· 의미 확인 질문 : (예시) 방금 말씀하신 내용은 어떤 의미인가요?

· 논리 및 사실 확인 질문 : (예시) 방금 말씀하신 내용을 실무에 적용하면 어떤 점이 개선될까요?

· 관점 및 탐색 확인 질문 : (예시) 추가적으로 다른 관점으로 살펴볼 수 있는 것들은 무엇이 있을까요?

· 구체화 질문 : (예시) 말씀하신 내용을 실현하기 위해 현재 가능한 시도들은 무엇이 있을까요?

나. 경청과 반응하기

따라 말하기(Mirroring)

참여자의 말을 그대로 따라 해서 발언자에게 신뢰를 주고 왜곡을 방지합니다. 

바꾸어 말하기(Paraphrasing)

참여자의 말을 유사한 말로 따라 하면서 의미를 명확하게 인지하게 도와줍니다. 

균형 잡기(Balancing)

일부 구성원이 회의를 독점하는 것을 막고 모든 참여자의 폭넓은 발언을 유도하는 스킬입니다. 

알아채기(Acknowledging)

참여자의 감정을 파악하여 표면화해서 회의 참여자들에게 그 상황을 인지하고 받아들이게 합니다. 

잡아두기(Stacking)

동시 발언자가 발생할 경우 발언의 기회를 잃지 않도록 순서를 지정해 주는 기술입니다. 

의도된 침묵(Intentional Silence)

회의 참여자들이 생각할 수 있도록 시간적 공간을 제공하는 기다림의 기술입니다. 

비언어적 교감(Non-Verbals)

표정, 몸짓 등 비언어적 표현으로 회의 참여자와 교감하는 기술입니다. 

다. 시각화하기

인간은 시각을 통해 외부 정보의 80%를 수용한다고 합니다. 가독성이 높은 도구를 활용하여 항상 볼 수 있는 게시 장소를 선정해 최대한 신속하게, 있는 것 그대로, 가시성을 극대화하여 시각화합니다. 

 

※ 메라비언의 법칙(the law of Mehrabian)

한 사람이 상대방으로부터 받는 이미지는 시각과 청각이 각각 55%와 38%, 말의 내용은 7%에 불과하다는 내용의 7%-38%-55% 법칙

라. 도구 활용하기

브레인스토밍

많은 양의 아이디어를 수집하기 위해 아이디어 발산에 집중하여 기록하거나 말하는 방법입니다. 

T차트/Y차트

한 가지 사안의 두 측면(T차트), 세 측면(Y차트)을 나열하여 시각적으로 비교하고 대조하여 아이디어를 구조화하고 발산하는 방법입니다. 

마인드맵/만다라트

중심(대) 주제부터 방사형으로 다양한 아이디어를 확산해 가는 방법입니다. 

ERRC

Eliminate(제거할 것), Raise(증가시킬 것), Reduce(감소시킬 것), Create(창조할 것)의 4가지 영역에 대한 아이디어를 발산하는 방법입니다. 

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효율적인 회의를 위한 준비사항들을 확인하셔서 시간이 아깝지 않은 회의 문화를 잘 정착해 나가시기를 응원하겠습니다.